In uno studio odontoiatrico moderno, avere protocolli, procedure e mansionari ben definiti porta a numerosi vantaggi:

• standardizzazione delle procedure cliniche e organizzative;
• incremento dell’efficienza perché si riducono le perdite di tempo;
• meno caos, niente disordine e più sicurezza per tutti;
• maggiore qualità del lavoro per il titolare, precisione e alta professionalità per lo staff e per i pazienti.

Insomma, la riorganizzazione interna è una di quelle cose che non puoi più permetterti di ignorare, perché fa la vera differenza.

In questo articolo vedremo insieme come preparare – in modo pratico – un protocollo, una procedura, un mansionario.
Ma partiamo da una scena (ahimè!) molto comune: lo studio senza flussi scritti, dove tutto si basa sulla memoria.
Sì, quella dell’ASO di fiducia o di chi lavora lì da anni.

Il rischio?
Errori, confusione, passaggi dimenticati, sovrapposti o improvvisati... e tanta fatica in più.

E se arriva una nuova figura ASO o per l’area segreteria? Auguri.
In questi casi, ogni procedura diventa “nuova” ogni volta che si fa.
E, diciamocelo, la qualità del lavoro oscilla come un pendolo, a seconda dell'umore, dell'esperienza o del caffè preso quella mattina!

La soluzione? Si chiama organizzazione

Creare protocolli, procedure e mansionari serve a istruire, standardizzare, ottimizzare.
E la cosa bella è che non servono magie, ma:

• Un’idea (che può venire da chiunque dello staff!)
• Un gruppo di lavoro che ci mette testa e cuore
• Una prima bozza
• Revisioni, prove, aggiustamenti
• Una versione finale che tutti comprendano e applichino

Ed è proprio a questo punto che entra in gioco un gestionale ben strutturato!

Una volta definiti i tuoi protocolli e le procedure, il gestionale diventa il contenitore vivo di queste informazioni:
ti permette non solo di archiviarle, ma soprattutto di trasformarle in azioni concrete, accessibili e replicabili da tutto il team.

Nei Centri Odontoiatrici Massaiu, ad esempio, utilizziamo da anni e a 360 gradi il gestionale UNO di Dental Trey che continua ad evolversi e performare sempre di più.
Non importa quale gestionale tu abbia (ognuno lo sceglie in funzione delle proprie esigenze) perché se utilizzato in ogni parte, diventa un alleato prezioso per la tua riorganizzazione interna.

Questo perché conoscere a fondo il gestionale, e saperlo usare in sinergia con le attività organizzative, permette di fare un salto quantico nella qualità del lavoro!

E ancora di più: se ben impostato non è solo un registro digitale...
ma una mappa chiara delle tue operazioni quotidiane.

Ti aiuta a:

• memorizzare le procedure operative senza doverle “ricordare” ogni volta
• trasmettere le informazioni ai nuovi membri dello staff in massima rapidità
• verificare che tutto venga svolto secondo logica, tempi e ruoli ben definiti
• avere sotto controllo ogni aspetto, sia clinico che amministrativo

In pratica, il gestionale è lo strumento che rende vivi i tuoi protocolli, permettendo a tutto lo studio di lavorare in armonia, come un vero team.

E per la creazione di un protocollo?
Ecco i passaggi schematici e i punti chiave:

• Individuazione dell’attività da disciplinare
• Scelta dei responsabili del processo
• Scrittura della prima bozza
• Analisi e correzioni
• Stesura finale con approvazione del titolare
• Data e numero di riferimento
• Condivisione con lo staff
• Test operativo in prova per 2 settimane

Il tutto, ovviamente, arricchito con immagini, foto, screenshot, raccolto in raccoglitori visibili e accessibili in ogni area operativa.

Il bello arriva ora: e quando lo fai, funziona davvero!

Quando il lavoro è ben strutturato, ogni membro del team sa esattamente cosa fare, come e quando.
Questo ti permette di:

• abbassare lo stress quotidiano di tutto il team
• evitare errori (soprattutto nei confronti del paziente)
• integrare facilmente nuovi collaboratori
• concentrarti sui tuoi pazienti
• avere più tempo libero
• avere la certezza che lo studio va benissimo anche quando tu non sei presente!

Vuoi mettere in moto questo cambiamento anche nel tuo studio?

Se vuoi conoscere di più o vivere di persona queste formazioni, potrai partecipare alla formazione “Riorganizzazione e formazione dell’area clinica e della segreteria” in presenza a Sassari il 23 e 24 Maggio, oppure scegliere tu stesso le date per una formazione online interattiva tutta per te e il tuo team.

Dimentica le lezioni noiose: sarà un’esperienza pratica, utile e piena di spunti per rivoluzionare davvero il tuo modo di lavorare.