“Stai facendo quello che fai, perché lo vuoi o perché hai sempre fatto così? “ dr. Phil McGraw Psicologo
La nostra professione è strettamente legata alla gestione del tempo. Infatti, più una prestazione dura nel tempo, più costa. Per questo nella nostra professione è vitale saper “gestire il tempo”. Un’agenda ottimizzata può migliorare notevolmente la produzione del nostro studio.
Inoltre quello che si cerca non è solo la redditività, ma anche la serenità personale. Un‘agenda ben organizzata ci aiuta anche in tale scopo, evitando di farci correre da una poltrona all’altra o dover sentire l’ennesimo rimprovero dal paziente che ha aspettato più di 40’ per un semplice controllo…
La maggior parte dei dentisti sa quanto vale il tempo e la sua organizzazione, ma malgrado ciò, non riesce a gestire un’agenda che riesca a ottimizzare tale importante aspetto. Questo accade perché spesso non si conoscono gli elementi base dell’ ”Agenda Produttiva”, ma si segue il classico concetto “riempila più che puoi”. Oppure, più frequentemente, mancano gli strumenti per realizzare tali obiettivi. Si ottiene quindi un’agenda piena, a cui il dentista fa fatica a stare dietro, ma non realmente produttiva.
Come poter supplire a tal situazione paradossale (lavorare tanto e produrre poco)?
In questo caso non è sufficiente un’agenda informatizzata normale, ma è necessario che sia collegata al gestionale e che abbia una funzione particolare che è l'Agenda Produttiva. Questa funzione permette di capire esattamente se la nostra giornata lavorativa, sia produttiva o meno. Tale controllo può anche essere delegato alla segretaria.
Quando conosciamo quale debba essere il risultato di produzione giornaliero utile a superare i costi dello studio (comprensivo dello stipendio del dentista), possiamo organizzare la giornata inserendo un numero tale di prestazioni, il cui importo va a superare tale cifra. Questo è un calcolo complesso se fatto “a mano”, anche perché l’agenda è dinamica e quindi tale risultato può cambiare all’interno della stessa giornata, costringendoci a rifare nuovamente tutti i calcoli.
Da molti anni, in seguito a valutazioni fatte su gestionali americani, suggerisco a case di software di inserire tali aspetti nei loro programmi. Anche il “Nuovo UNO” della Dental Trey ha inserito questa funzione, riuscendo a calcolare facilmente il rapporto tra spese e produzione giornaliera. Tale valore viene poi rappresentato in modo grafico, per far comprendere subito a che punto siamo. Ci basta un’occhiata per capire se la giornata sia veramente produttiva oppure se stiamo lavorando a vuoto. Questo compito può essere delegato alla segretaria, che deve organizzare il tempo affinché venga raggiunto l’obiettivo di superare le spese. Se raggiungerà il valore 100 significa che la produzione avrà compensato le spese dello studio. Se raggiungiamo 70 vuole dire che la giornata sarà in perdita; se otteniamo 120 otterremo un surplus su quanto ci serve.
Chiaramente chi è responsabile dell’agenda dovrà seguire alcuni concetti base per renderla produttiva (appuntamenti HP, sistema dei block, posizionamento controlli e urgenze, prevenzione mancati appuntamenti ecc), che l’aiuteranno a rendere lo studio più produttivo e la giornata del dottore più serena…
Oltre a tali regole che ci aiutano ottimizzare il tempo, un’agenda gestionale ben organizzata deve avere ulteriori caratteristiche tecniche, che facilitano la sua gestione, (zoom, visione insieme, unità 10’, colori..) che troviamo anche nel gestionale UNO.
Con una agenda organizzata in questo modo il dentista non solo produce di più, ma lavora anche più tranquillamente.
La frase iniziale riportava un interessante pensiero: “Stai facendo quello che fai, perché lo vuoi o perché hai sempre fatto così? “. Cambiare la gestione del tempo lavorativo si può fare ed è ciò, che più di ogni altra cosa, va ad impattare sulla nostra qualità di vita. Basta un po’ di formazione e soprattutto avere lo strumento giusto.
