Negli studi dentistici molti documenti vengono sempre più spesso sottoscritti su tablet o tramite procedure online. Il punto è capire quale valore abbia realmente quella firma e come il documento venga conservato nel tempo.
Firma elettronica semplice (FES) e avanzata (FEA): quali sono le differenze?
Il Regolamento eIDAS distingue diversi livelli di firma elettronica. La FES, firma elettronica semplice, comprende soluzioni che associano dati elettronici al firmatario, ma non possiedono necessariamente i requisiti più stringenti della FEA, firma elettronica avanzata.
Quest’ultima deve essere collegata univocamente al firmatario, consentirne l’identificazione, essere creata con dati di firma sotto il suo controllo e permettere di rilevare eventuali modifiche successive.
La firma grafometrica è sempre una FEA?
Per questo la firma grafometrica non è automaticamente una FEA solo perché il paziente firma su una tavoletta.
Può esserlo quando tecnologia e processo di identificazione, sottoscrizione e gestione delle evidenze rispettano i requisiti previsti dalla normativa applicabile.
Firma tramite OTP: quale valore ha?
Lo stesso vale per l’OTP. Il codice ricevuto tramite SMS o altro canale non rappresenta, da solo, una categoria di firma prevista da eIDAS: è uno strumento utilizzabile in un processo di identificazione e sottoscrizione. La qualificazione giuridica dipende quindi dall’intero processo adottato.
Un esempio pratico
Il paziente firma un documento sul tablet e nel PDF compare l’immagine della firma. Questo elemento, da solo, non dimostra come sia avvenuta la sottoscrizione. Un processo affidabile deve poter ricostruire chi ha firmato, quale documento era stato presentato, quando è avvenuta la firma, come è stata collegata al documento e se il file è stato modificato successivamente.
Archiviazione e conservazione a norma: non sono la stessa cosa
Altro tema spesso sottovalutato è la conservazione.
Salvare il PDF firmato nel gestionale, su un server o in una cartella cloud significa archiviarlo, ma non equivale automaticamente alla conservazione a norma prevista dal CAD e dalle Linee Guida AgID.
Un corretto sistema di conservazione è finalizzato a preservare nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento.
Perché firma e conservazione diventano importanti in caso di contestazione?
La differenza emerge soprattutto in caso di contestazione.
Se dopo alcuni anni un paziente nega di aver sottoscritto un documento, per lo studio è molto più utile poter ricostruire l’intero processo di firma e conservazione rispetto alla semplice presenza di un PDF in archivio.
Questo non rende il documento incontestabile, ma può fornire evidenze documentali molto più solide.
La modalità di sottoscrizione va comunque valutata in base alla natura e alla finalità del documento, soprattutto per documentazione sanitaria e consensi clinici.
Soluzioni per la firma elettronica e la conservazione a norma nello studio dentistico
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