Gli enormi progressi tecnologici digitali degli ultimi anni hanno reso disponibili, e alla portata di tutti gli studi odontoiatrici, sistemi un tempo possibili solo in ambito ospedaliero o di cliniche di altissimo livello, come ad esempio i sistemi cone beam per radiologia 3D. Spesso però ci si ferma all’enorme valore aggiunto clinico offerto da queste soluzioni e si commette l’errore di utilizzarle, per semplicità, in modo decontestualizzato e non integrato, sottovalutando quanto valore può scaturire da una oculata gestione di queste risorse e dei dati che esse producono: si installa il software specifico in dotazione e solo nell’ambito di questo, vengono generati e consultati dati e informazioni, creando le cartelle coi dati dei pazienti necessari a poterlo utilizzare, usandolo cioè come se fosse l’unico applicativo disponibile. Tuttavia, la situazione normale è differente; rispetto a qualche anno fa, oggi è molto difficile imbattersi in uno studio privo di un software gestionale che, se ben scelto e ben utilizzato diventa il centro di gravità delle attività dello studio in quanto motore e coordinatore del vero capitale dello studio: i dati digitali clinici ed amministrativi. Di questi fanno naturalmente parte anche quelli dei sistemi di imaging e costituirebbe un grave errore strategico non valutare se e come il gestionale che si sceglie riesce a integrarli/collegarli. Credo quindi utile elencare in breve quelli che ritengo essere i principali in ordine di importanza:
- Completezza dall’azione clinica. Il gestionale memorizza anamnesi e storia clinica di un paziente. Operare in un contesto che consente di visualizzare o passare velocemente a queste informazioni quando si analizza un’immagine è fondamentale. Ciò è tanto più vero quanto più complesso è il tipo di valutazione che si è chiamati ad eseguire e normalmente le tecniche di imaging diagnostico più evolute (come le radiologie volumetriche) afferiscono a casi clinici complessi. Dunque, integrare l’analisi delle immagini nel contesto del gestionale permette di valutare la situazione clinica in modo più approfondito.
- Facilità di uso. Evitare di dover accedere alle informazioni passando manualmente da un programma ad un altro significa ridurre tempi ed errori ed evitare agli operatori azioni noiose, ripetitive e frustranti. Se l’integrazione consente al gestionale di offrire al suo interno un unico archivio di immagini del paziente completo, che cioè contiene tutte le immagini del paziente prodotte anche da sorgenti differenti, esso è un enorme valore aggiunto che consente di rendere rapidi ed efficaci le ricerche, il reperimento e l’ordinamento delle informazioni necessarie. Questo facilita notevolmente qualsiasi tipo di attività finalizzata a valutazioni cliniche, ma apre anche ad una serie di altre importanti agevolazioni che un gestionale può consentire come l’espletamento di obblighi normativi cogenti quali la compilazione e l’amministrazione del registro radiografico.
- Migliore comunicazione al paziente. La facilità d’uso si ripercuote automaticamente in una migliore comunicazione al paziente: più veloce e priva di errori, o comunque con minori interruzioni, che sono invece inevitabili quando si opera utilizzando più applicativi non integrati e/o privi di meccanismi di collegamento automatico dei dati.
- Congruenza dei dati. Il dover duplicare i dati dei pazienti quando si opera con tante applicazioni non collegate comporta un maggior lavoro di inserimento e di aggiornamento/sincronizzazione, che può facilmente portare anche ad incongruenze. L’integrazione col gestionale implica che i dati dei pazienti da manutenere/aggiornare sono esclusivamente quelli presenti sulla base dati del gestionale: se un paziente cambia numero di telefono, e-mail o altro, basta cambiare i valori registrati sul gestionale.
- Dimensioni e backup dei Dati. Lo spazio occupato e le attività di backup dei dati risultano semplificate e ridotte. Anche nei casi estremi in cui il gestionale è autonomo i dati potranno risiedere nell’unica e sola base dati del gestionale, in cui sarà possibile effettuare il backup.
Già da queste brevi considerazioni appare più evidente quanto sia importante per lo studio odontoiatrico valutare in modo approfondito, non solo i sistemi e le tecnologie digitali che soddisfano le proprie esigenze cliniche ma anche l’architettura software da implementare per poterle poi utilizzare efficacemente. In questo ambito un gestionale adeguato non è solo una necessità ineludibile ma probabilmente l’attore principale. Purtroppo, in presenza di soluzioni non correttamente pianificate e quindi insufficienti, una completa sostituzione del proprio gestionale è l’unico rimedio realmente efficace e risolutivo. Poiché il rischio è quello di vanificare o ridurre la produttività di sistemi ad elevato valore di investimento, come quelli di radiologia volumetrica dento-maxillofacciale.
Nel concepire la soluzione gestionale “UNO”, Dental Trey ha cercato di dare corpo a tutti i punti fin qui discussi, ma ha inoltre pensato ad una modularità (anche economica) che consenta allo studio di configurare il prodotto secondo le esigenze mutevoli nel tempo. Inizialmente, infatti, è possibile escludere completamente l’imaging digitale, ma non per questo si deve perdere l’opportunità di implementarlo successivamente e progressivamente, aggiungendo all’occorrenza la gestione immagini di base, l’acquisizione 2D, fino ad arrivare al modulo 3D.
