Dal 1 gennaio 2019 è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica B2B e B2C. Prima di gridare aiuto, vediamo di capire di cosa si tratta e cosa comporterà!
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione.
Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche dovranno essere prodotte, trasmesse e conservate è un formato digitale chiamato xml (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.
Di seguito i principali concetti e definizioni legati al processo di fatturazione elettronica:
- SDI: è il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, sul quale transiteranno in tempo reale tutte le fatture emesse e ricevute
- xml (Extensible Markup Language): è il formato digitale standard col quale verranno prodotte e scambiate le fatture elettroniche all’interno dello SDI
- Codice Destinatario: è un codice composto da 7 cifre che identifica in maniera univoca i soggetti titolari di P. IVA all’interno dello SDI; esso verrà utilizzato per inviare e ricevere le fatture (dobbiamo considerarlo come un “indirizzo”)
- Fattura B2B: per fattura Business to Business si intende la fattura emessa nei confronti di titolari di P. IVA
- Fattura B2C: per fattura Business to Consumer si intende la fattura emessa dallo studio odontoiatrico ai pazienti, in qualità di utenti finali senza P. IVA
- Copia di cortesia: è una copia della fattura in formato cartaceo senza valore civile e fiscale, che riproduce la fattura xml e può essere stampata su richiesta del paziente
Lo studio odontoiatrico digitale paperless
Con “Fatturazione elettronica” si identifica il processo di “smaterializzazione” della fattura, da cartacea a digitale, che ne consente un più agevole scambio, ricerca e conservazione.
L’obbligo della fattura elettronica ha come naturale risvolto quello di pensare alla digitalizzazione dell’intero ciclo di vita della fattura e, più in generale, di tutti i documenti prodotti in Studio.
Rendere digitale l’intero ciclo di vita della fattura significa, ad esempio, implementarne anche la conservazione sostitutiva a norma di legge, ottenendo indubbi vantaggi in termini di risparmio di costo stampa ma anche di stoccaggio fisico.
Più in generale, rendere digitali tutti i documenti prodotti in Studio lungo il loro intero ciclo di vita, significa far nascere ogni singolo documento già in formato elettronico (es. il preventivo o il consenso firmati elettronicamente con l’ausilio di un tablet), trasmetterlo all’interno dello Studio o ai pazienti in modalità elettronica ed infine archiviarlo in modalità elettronica (conservazione sostitutiva).
Cosa cambia nel processo di emissione delle fatture ai pazienti (ciclo attivo)?
Tutti gli studi dovranno munirsi di un software di fatturazione che provvederà alla generazione, trasmissione e conservazione della fattura in formato XML oppure consentirà la sola generazione della fattura in formato xml.
Persino la marca da bollo verrà “digitalizzata”: lo Studio non dovrà più preoccuparsi di acquistare le marche da bollo in tabaccheria perché il 30/04 dell’anno successivo pagherà con modello F24, in un’unica soluzione, tutti i bolli relativi alle fatture emesse nell’anno.
Per quanto riguarda i pazienti sostanzialmente non cambierà molto: potranno richiedere la copia cartacea della fattura (la cosiddetta “copia di cortesia”).
La fatturazione elettronica rappresenta certamente un’opportunità per migliorare e semplificare i flussi di gestione documentale e i relativi processi e offrire ai propri pazienti servizi ancora più puntuali, allineando lo Studio alle logiche della comunicazione digitale.
Cosa cambia rispetto alle fatture ricevute dai fornitori (ciclo passivo)?
Dal 1° gennaio 2019 gli studi non riceveranno più le fatture di acquisto dal proprio fornitore in formato cartaceo, ma dovranno attendere che queste siano loro recapitate dal SDI.
Anzi, qualora il fornitore spedisca la “copia di cortesia” della fattura elettronica allo Studio, questa – ancorché identica a quella trasmessa dallo stesso fornitore al SDI – non potrà essere considerata giuridicamente come originale, ma sarà sempre una copia.
Dunque, per poter ricevere la fattura lo studio dovrà comunicare ai propri fornitori l’indirizzo di consegna (Codice destinatario o Pec) ovvero potrà registrarlo nei servizi online dell’Agenzia delle Entrate (in questo caso l’indirizzo memorizzato sarà prevalente su quello indicato nel file xml).
Quindi tale informazione potrà essere in alternativa:
- la Pec (poste elettronica certificata)
- il Codice destinatario
L’opzione Pec è sconsigliata per i noti problemi di lettura e monitoraggio della posta elettronica ed è preferibile appoggiarsi a un servizio automatico di ricezione di un provider (HUB accreditato).
Una volta ricevute le fatture passive sulla propria Pec o sul portale del provider collegato, qualora si adotti una modalità “manuale” di gestione del processo, queste dovranno essere:
- salvate una per volta sul computer
- aperte, controllate e nel caso saldate
- a fine mese inviate al proprio commercialista via e-mail.
Tale modalità “manuale” è sconsigliata in quanto necessita di un programma di visualizzazione del file xml e un programma di conservazione sostitutiva.
Quindi lo scarico manuale non è una soluzione percorribile, se non con costi veramente importanti per tutti a livello di tempo e con la possibilità di commettere errori. Occorre ricercare soluzioni alternative adeguate, ciascuno in base alle proprie specifiche esigenze.
In conclusione
Per il ciclo attivo (FATTURE EMESSE):
- per i clienti che hanno un software di fatturazione, si consiglia di contattare la software house per sapere se il programma provvederà alla generazione, trasmissione e conservazione della fattura in formato xml oppure consentirà la sola generazione della fattura in formato xml (i gestionali Dental Trey UNO e Sorriso si avvarranno di un intermediario accreditato che fungerà da HUB, ovvero da canale di trasmissione delle fatture elettroniche al SDI).
- per i clienti che ancora usano excel/word o il bollettario madre/figlia per la fatturazione, si consiglia l’utilizzo di un software o portale che permetta la compilazione, generazione, trasmissione e conservazione della fattura in formato xml
Per il ciclo passivo (FATTURE RICEVUTE):
previa comunicazione a tutti i fornitori e/o all’Agenzia delle Entrate dell’indirizzo telematico tutte le fatture passive saranno automaticamente inviate sulla Pec o sul portale del provider.
