Si lo so, ti ho parlato di statistiche, ma in realtà sono delle liste quelle che non devi perdere di vista nel tuo studio. Liste di diversa natura eppure con un potenziale inestimabile di controllo, gestione e promozione per la nostra attività; piccole asticelle che segni sul muro come quando da bambini i genitori misuravano l’altezza sulla parete di cucina per vedere se eri cresciuto oppure no. Non ti parlerò di concetti complicati ma di dati che sono a tua disposizione e che non devi dimenticare di guardare. Se sei il dentista molte di queste liste le puoi delegare, ma non quelle legate alla produzione (5,6,7). Se sei una segretaria dipende da quanto back office nel tuo studio è previsto che tu faccia. Se sei una Aso ti puoi occupare almeno delle prime tre.
1 COMPLEANNI: se non lo fai già non dimenticarti di fare gli auguri ai tuoi pazienti, il compleanno è un giorno speciale un po’ per tutti e a tutti piace essere festeggiato, infondo è un metodo facile e veloce per ricordare ai tuoi pazienti che esisti non solo quando hanno mal di denti o devono pagarti una fattura. Stampa la lista tutti i mesi oppure ogni giorno in base a come è organizzato il tuo gestionale e semplicemente manda un messaggio o una mail. Tempo stimato di produzione circa due minuti.2 RICHIAMI: se il tuo studio ha già un programma di Richiami sai che ogni mese devi stampare la lista e effettuare le telefonate o ciò che reputi opportuno; se ancora non ti sei organizzato in questo senso, fallo. Ricordati che ogni motivo è valido per richiamare i pazienti. Se ti vergogni ti ricordo che incentivare la prevenzione è un servizio etico imprescindibile dalla medicina. Se credi di non avere tempo sappi che molte sono le strategie per crearselo. È buona norma ad ogni modo diluire le telefonate nell’arco del mese. Una buona norma è inviare i messaggi a tutti i pazienti e telefonare successivamente solo a quelli che non rispondono.
3 DORMIENTI: questa è una lista che devi stampare almeno una volta ogni quattro mesi, ma ne abbiamo già parlato e se sei curioso vai a leggere il blog del mese scorso.
4 SCOPERTI: sicuramente nel tuo studio non ci sono, ma per essere certo cerca nel tuo gestionale la lista dei pazienti debitori. Ricordati che le azioni migliori nel recupero crediti sono quelle preventive. Nel mio ufficio decido di stampare questa lista una volta ogni due settimane e faccio sempre un riscontro con quella delle settimane precedenti per valutare se lo scoperto è aumentato o diminuito.
5 ANALISI DI PRODUZIONE: quanti pazienti hai curato nel mese? Quante e quali prestazioni hai eseguito tu o i tuoi collaboratori? Hai fatto pochi pazienti ma con prestazioni ad alta redditività oppure tanti pazienti con prestazioni a rendimento limitato? Se hai avuto pochi pazienti, ma con prestazioni economicamente proficue è sicuramente una buona cosa, ma non perdere di vista gli ingressi in studio perché contatti portano contatti. Se invece hai fatto tanti pazienti a basso resa sarai agevolato nei contatti ma non perdere di vista il costo orario. Quanto del totale della produzione è imputabile ai collaboratori e quanto a te. Stampala una volta al mese e prenditi 10 minuti per osservarla attentamente, confrontala con il mese precedente e ancora meglio con lo stesso mese dell’anno precedente. Prenditi questo piccolo mal di pancia perché nessuno più di te è interessato ai tuoi interessi.
6 ANALISI DEL RISCOSSO E DEGLI SCONTI: il fatturato è un’ indice sempre utile, anche se va sempre incrociato con la produzione e con i costi sostenuti. Poco conta se in un mese vedi un picco di crescita degli incassi perché ti hanno saldato un lavoro importante oppure è entrato un finanziamento di un lavoro altrettanto importante, ma nella produzione vedi poche prestazioni eseguite o pochi contatti; Certo gli incassi piacciono a tutti ma le variabili dello studio sono articolate e non dobbiamo dimenticarle durante le nostre analisi. Non scordarti inoltre di controllare anche la colonna degli sconti, se ne fai, anche perché troppe volte cediamo al buon cuore per assecondare il paziente mangiandoci il guadagno reale della prestazione. Se hai prodotto 100 e incassato 60 saprai che ancora hai fuori 40 e che la tua capacità di incasso è del 60%. Magari ti potrà sembrare un buon risultato perché il mese precedente avevi avuto un rapporto più sfavorevole oppure potrai valutare che chi è incaricato alla riscossione è poco incisivo o semplicemente potrai pensare di ampliare la proposta finanziaria. Morale non puoi avere una strategia se non hai un punto di partenza. Stampa rigorosamente questa analisi mensilmente.
7 LA TABELLA DI PASSO DEI PREVENTIVI EMESSI: prendi un banale foglio excel e nelle colonna scrivi
- l’importo preventivato
- il nome del paziente
- la data di emissione del preventivo
- la data di scadenza del preventivo (anche loro scadono come lo yogurt)
- la tipologia di prestazione il valore totale preventivato
- lo stato del preventivo (accettato, in attesa, rifiutato)
- chi lo ha proposto.
- quali tipologie di preventivo vengono maggiormente accettate nel tuo studio, che è più efficace nella proposta
- quanto fatturato entrerà in studio e quanto non è stato accettato
- ma soprattutto riuscirai facilmente a monitorare la lista degli indecisi e a ricontattarli per riconvertirli.
8 L’ESTRATTO CONTO MENSILE: qualunque sia il metodo con cui tieni la contabilità DEVI TENERE LA CONTABILITA’, ma non puoi tenere una buona contabilità se a fine mese non stampi e controlli la banca con la tua prima nota.
9 I FONDI: se lavori con i fondi non dimenticarti di controllare la lista dei pagamenti, a volte alcuni fondi possono essere distratti.
10 IL FORECAST DEGLI INCASSI: ovvero prendi la solita tabellina excel e fai una previsione delle entrate in base ai piani di pagamenti che hai stabilito e agli appuntamenti programmati in agenda. Lo so sembra complicato ma infondo se hai un accordo con i tuoi pazienti sulla modalità di pagamento dovrebbe essere facile e veloce e ti consentirà anche di gestire al meglio i tuoi pagamenti.
