Se qualcuno si ritrova in questa situazione non deve preoccuparsi… è in buona compagnia. Il problema spesso non riguarda difficili analisi economiche o stravolgimenti organizzativi, ma una semplice mancanza di controllo giornaliero. È infatti su questo segmento temporale che dobbiamo concentrarci se vogliamo vedere dei reali risultati a livello mensile ed annuale.
Nel precedente articolo abbiamo visto come il calcolo della produzione giornaliera (CPG) ci permetta di fare un’analisi preventiva di quanto produrremo in una determinata giornata. Questo calcolo però rappresenta una previsione. Bisogna anche controllare che quanto preventivato si sia poi realizzato. Infatti durante la giornata possono accadere tante cose: un mancato appuntamento, un cambiamento di terapia, un’urgenza che si trasforma in trattamento ecc.
Quindi al termine della giornata ci troviamo in una situazione diversa da quella ricavata dal calcolo della produzione giornaliera (CPG). A questo punto è utile avere un resoconto su come sia andata realmente la giornata, per ricavare delle indicazioni su come comportarci in futuro.
Possiamo ottenere questo con l’Analisi Consuntiva di Produzione (ACP). Questo è un concetto ricavato da un pensiero del prof. Carlo Guastamacchia, che già nel 1988 nel suo libro “Elementi di Ergonomia e Pratica Professionale Odontoiatrica” aveva esposto tale calcolo da effettuarsi a fine giornata. Queste indicazioni sono state poi migliorate ed aggiornate nel corso della mia esperienza professionale. Ho condiviso tali suggerimenti con alcune aziende produttrici di software. Anche UNO, nella sua ultima versione, ha inserito tale concetto.
Praticamente si tratta di valutare, in una unica schermata, i seguenti aspetti:
- Lista dei pazienti trattati e terapie relative
- Importo di ogni terapia eseguita e suoi totali giornalieri (si possono poi valutare viste mensili e annuali)
- Valutazione degli sprechi: si valutano gli sconti, i gratis, i rifacimenti e i mancati appuntamenti. Il totale, calcolato su base giornaliera, mensile e annuale, ci fa capire quanto stiamo perdendo per ognuno di questi comportamenti
- Spese quotidiane se pagate
- Tempi per ogni prestazione
- Recupero crediti: si valuta quanto i pazienti ci devono rispetto ai trattamenti eseguiti. Avendo giornalmente questa vista possiamo comportarci di conseguenza
- Prossimi appuntamenti: questo ci permette di prevenire la perdita di alcuni pazienti che potrebbero, per causa nostra, rimanere senza appuntamento e quindi sparire dallo studio.
Anche questo è un controllo che può essere delegato alla segretaria a inizio giornata in maniera che attui delle iniziative riguardo ai pazienti che ci devono dei soldi (pazienti debitori) o ai pazienti che non presentino futuri appuntamenti e che quindi rischiamo di perdere (pazienti persi).
È tuttavia importante che sia il dentista ad analizzare tale foglio a fine giornata, prima di cambiarsi. In questo modo potrà valutare se è stato realmente produttivo o se ha solo lavorato (facendo tanti sconti e prestazioni gratuite), quali sono stati gli incassi, a quanto ammonta il recupero crediti dei pazienti trattati e se li sta perdendo a causa di un difetto di programmazione.
Se riusciremo a fare questo a fine giornata i risultati positivi che otterremo si riveleranno a fine mese e si amplificheranno al termine dell’anno.
Infatti tutti gli obiettivi, anche quelli economici, non si realizzano sperando che tutto vada bene, ma solo concentrandosi sulla unità più piccola di programmazione (in questo caso il giorno). Se modificheremo i nostri comportamenti giornalmente potremo ottenere grandi risultati nel mese e ottimi a fine anno. A questo punto l’appuntamento di novembre con il commercialista non sarà più un incubo o una brutta esperienza!
Questo non solo dal punto di vista economico… Molti colleghi mi chiedono come faccia a lavorare 3 giorni alla settimana e mantenere un incasso superiore a chi lavora 5 giorni, magari con varie collaborazioni. Uno degli strumenti che mi permette di raggiungere tale obiettivo e proprio questo: l’Analisi Consuntiva di Produzione (ACP)) che mi aiuta a tenere sempre sotto controllo la situazione economica e i comportarti ad essa associati. Come diceva una vecchia pubblicità… “la potenza è nulla senza controllo”.
P.S Altre indicazioni sulla gestione del tempo possono essere ricavate dal report “L’Agenda Produttiva” che trovate nel mio sito www.tizianocaprara.com.
